Hva er handlingsrommet i anskaffelsesregelverket – og hvordan kan vi bruke det?

Trondheim kommune bruker anskaffelser innovativt for å finne nye løsninger for hvordan matsystemet i Norge kan forbedres. Dette er en stor og sammensatt oppgave, og samtidig må vi sørge for at vi holder oss innenfor rammene i anskaffelsesregelverket. 

Trondheim kommunes anskaffelsesstrategi ble vedtatt i 2023 og slår fast at anskaffelser skal brukes som et strategisk verktøy for å nå kommunens mål.

Kommunen kjøper hvert år mat for rundt 100 millioner kroner. Måltidene tilberedes og serveres til våre tjenestemottakere hver eneste dag.

Vi er en betydelig kunde og ønsker å bruke innkjøpsmakta vår til å påvirke matsystemet og markedet i Trøndelag. 

Generelt har vi fokus på næringsutvikling og ønsker å legge til rette for små og mellomstore bedrifter i landsdelen.

Konkurransen i dagligvaremarkedet er begrenset, og de små aktørene har utfordringer med å få distribuert varene sine.

Derfor ønsker vi å være en ny markedskanal for små lokale næringsdrivende innenfor matproduksjon. Dette er også god beredskapsplanlegging for fremtidige kriser. 

Hvordan kan vi få til dette innenfor rammene som regelverket gir?

Regelverket for offentlige anskaffelser gir adgang til å dele opp kontrakter. Dette er et fint virkemiddel for å legge til rette for mindre, gjerne lokale, leverandører og samtidig stimulere til konkurranse. 

I Trondheim kommune har vi for eksempel delt avtalen på frukt og grønnsaker i to: Hel frukt og grønnsaker, og bearbeidede grønnsaker.

På denne måten fikk vi sikret trøndersk produksjon av en del av de bearbeidede grønnsakene. Foreløpig er det ingen som produserer sous-vide grønnsaker i Trøndelag.

Fremover i tid kan det også bli aktuelt med egne avtaler på økologiske produkter.

Trondheim kommune har hatt velfungerende eksklusive avtaler med store aktører. Regelverket krever ikke at avtaler må være eksklusive, og vi har nå fått på plass avtaler med de store leverandørene som åpner for at inntil 20 prosent – 30 prosent på frukt og grønnsaker – kan kjøpes fra andre leverandører.

Kontraktene lister opp i hvilke tilfeller vi kan velge å la være å benytte «hovedleverandør» og gir denne rett til å be om informasjon om våre kjøp utenfor avtalen.  

I konkurranser forteller tildelingskriterier leverandørene hva som vil bli vektlagt i evalueringen av tilbud. Utgangspunktet er at oppdragsgiver har et bredt, men ikke ubegrenset skjønn til å utforme disse kriteriene. 

Synspunkt

Enklere lov om offentlige anskaffelser åpner for de mindre og lokale bedriftene

Tobias Hangaard Linge (Ap), saksordfører for anskaffelsesloven

I konkurransen på frukt og grønnsaker benyttet vi både transportlengde og miljøsmart sortiment som tildelingskriterium.

Vi ønsker leverandører som tilbyr varer produsert så nært Trøndelag som mulig og tilgang på produkter som er lokale, økologiske og 2. sortering. For å sikre at disse produktene faktisk kjøpes, krever vi merking i bestillingsløsningen. 

Med ikke-eksklusive avtaler har vi altså laget oss et handlingsrom. Hvordan kan vi bruke dette?

I dialog med lokale gårdbrukere har vi lært at de gjerne vil, men at de har opplevd seg selv som for små til å kunne levere til en så stor kunde som Trondheim kommune.

Nå har vi funnet en både-og-løsning i stedet for en enten-eller-løsning. Vi ønsker å kjøpe fra både store og små leverandører. Vi kan nå bestille fra de små når de har produkter tilgjengelig, og ellers fra de store. 

Trondheim kommune er én juridisk enhet, og omfanget av våre anskaffelser skal vurderes samlet. Dette kan gjøres annerledes, men det må i så fall vedtas politisk. 

Nytt innslagspunkt hjelper

Loven for offentlige anskaffelser har fått et nytt innslagspunkt på 500.000 kroner. Det gir oss større handlingsrom og mer tid til læring enn tidligere. Vi kan velge å inngå små avtaler uten forutgående konkurranse.

For mindre kommuner/juridiske enheter kommer fort en større andel av kjøpene inn under det nye innslagspunktet.

Foreløpig har vi avtaler med to lokale gårdbrukere, Reppe Søndre og Busklein gård, men vi ønsker oss flere.

Bestilling og fakturering gjennomføres via kommunens økonomisystem, slik at vi kan holde oversikt over hva, hvor mye og fra hvem vi kjøper. Utviklingen i våre kjøp vil avgjøre om og eventuelt når vi må lage nye avtaler i tråd med regelverket.

Vi er i starten av en prosess. Både produsentene og vi som organisasjon trenger å lære hvordan vi kan samarbeide. Sannsynligvis møter vi utfordringer underveis, men disse får vi løse etter hvert. 

Pris er en utfordring. Kommunen har ikke budsjetter til å kjøpe dyre eksklusive produkter.

Samtidig er kompetanse og bruk av lokalproduserte råvarer god beredskap.

Vi har derfor valgt å fokusere på råvarer. Vi kan stimulere til økt produksjon i landsdelen uten at vi konkurrerer med privatmarkedet om de ferdige produktene.

• LES OGSÅ: Små skritt, stor endring: Slik øker Trondheim forbruket av lokal mat